Checkliste Klassenfahrt – perfekte Vorbereitung in 10 Schritten

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Klassenausflug
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Klassenfahrten sind Höhepunkte des Schulalltags und in der späteren Erinnerung von Schülern häufig auch Glanzlichter der gesamten Schulzeit. Damit sie für alle Beteiligten – auch für die begleitenden Lehrer und eventuell auch Schülereltern – ein besonderes und tolles Erlebnis werden, ist eine gute Vorbereitung sehr wichtig. Entscheidend ist vor allem, dass mit der Planung rechtzeitig begonnen wird und Checklisten sicherstellen, dass nichts Relevantes vergessen wird.

Die Auswahl des Reiseziels – erster Schritt zur gelungenen Klassenfahrt

Es mag eine Binsenweisheit sein, aber der Auswahl des Reiseziels kann im Vorfeld der Reise kaum genug Aufmerksamkeit gewidmet werden. Im Idealfall ist eine Klassenfahrt ein gelungenes Gemisch verschiedener Reisefacetten: Bildung wechselt sich ab mit einem speziellen Gemeinschaftserlebnis und aktivem Zusammensein. Eine besondere Art der Klassenfahrt bildet die Abschlussreise, die ein letztes, besonderes Gemeinschaftsevent vor dem Aufbruch ins eigene Leben nach dem Schulabschluss ist. Bei manchen Klassenreisen wie etwa Ski-Reisen steht ein bestimmtes Thema – zum Beispiel Sport – im Vordergrund.

Ein Lateinkurs wird etwa nach Pompeji und Rom reisen wollen, um antike Stätten zu besuchen. Das Reiseziel sollte daher viele, im Einzelfall auch sehr spezielle Attraktionen haben und verschiedenste Ansprüche befriedigen können, vor allem aber Gruppen aufnehmen und für einige Tage auslasten können. Es gibt heute eine Vielzahl von Veranstaltern, die Klassenreisen und dabei auch eine große Anzahl von Reisezielen in Deutschland und Europa bieten.

Zum Beispiel hat diese Webseite 120 Reiseziele im Angebot, neben Deutschland unter anderem auch Österreich, Tschechien, Italien, Großbritannien, Spanien, Irland, Niederlande, Schweiz, Griechenland, Frankreich, Belgien, Ungarn und Kroatien. Themenschwerpunkte, Städte- und Naturreisen bieten viele Möglichkeiten für eine schöne Klassenreise. Da bei Klassenreisen im Regelfall Kostendruck eine Rolle spielt, damit alle Schüler sich die Reise leisten können, ist es attraktiv, wenn entsprechende Veranstalter auch Aktionen und Sonderpreise im Angebot führen. Das Reiseziel muss als erstes – einige Monate vor der geplanten Reise – am besten demokratisch ausgewählt und so frühzeitig als möglich gebucht werden.

Interessanter Artikel beim Unispiegel: Lehrergeständnisse: Wie ich meine Schüler überliste

Jetzt geht es ins Detail – Schritt für Schritt zur Reise

Das Reiseziel und der Anbieter werden idealerweise in Abstimmung mit Eltern und Schülern ausgewählt, wobei die Einigung auf ein Kostenlimit sehr hilfreich und sinnvoll ist. Bei der Auswahl des Reiseziels sind auch immer entsprechende bundeslandspezifische Vorgaben zur Durchführung von Klassenfahrten zu beachten. Nicht alles ist in jedem Bundesland möglich und erlaubt. Wenn ein entsprechendes Reiseziel feststeht und auch unter Rücktrittsvorbehalt (siehe: Reiseversicherungen für Familien) frühzeitig gebucht werden konnte, sollte der Finanzierung nochmals besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden.

Oft kann man – bei rechtzeitiger Planung – von sozialen Trägern und auch in Eigeninitiative über Basare und ähnliches Gelder für die Klassenreise einwerben und auch für finanziell schwächer gestellte Schüler sorgen. Auch die offiziellen sozialen Träger unterstützen bei rechtzeitigem Antrag sozial benachteiligte Schüler und Eltern. Es folgen einige organisatorische Zwischenschritte wie die Festlegung der Begleitpersonen und ähnliches.

Auf ein bis zwei Elternabenden wird es konkret: Hier werden Sinn und Zweck der Fahrt besprochen, die Aktivitätenplanung, Pack- und Verhaltenslisten erstellt, es sind Genehmigungen und Erlaubnisse von Erziehungsberechtigten zu unterzeichnen und vieles mehr. Der Organisator der Reise tut gut daran, sich zur Vorbereitung der Elternabende einzelne Checklisten mit der Vielzahl der beachtenswerten Punkte zu fertigen. Dabei sind auch Ausweisfragen, Erkrankungen und spezifische Voraussetzungen einzelner Schüler zu beachten, die zu Einschränkungen führen können. Je genauer gearbeitet wird, desto eher wird man auf der Klassenfahrt vor unerwarteten Überraschungen geschützt sein. Es empfiehlt sich auch eine Festlegung dazu, wer die Klassenfahrt dokumentiert und wie sie später nachbereitet wird. Die Gestaltung beider Abreisetage sollte genau geplant werden, ebenso wie die Zimmer- oder Häuserbelegung vor Ort. Wer ganz genau ist, plant auch die Sitzverteilung im Bus oder in der Bahn im Voraus.

Mädchen Ratgeber

Checkliste für die Klassenfahrt

  • Auswahl und Buchung von Reiseziel und allem, was damit zusammenhängt: Transporte und Versicherungen wie Reiserücktritts- und Auslandskrankenversicherungen nicht vergessen – ideal 12 Monate vor Reise
  • Finanzierung – ideal 12-10 Monate vor der Reise
  • Begleitpersonen suchen – 6-8 Monate vorher
  • Hauptelternabend mit allen Details zur Ausgestaltung der Reise,
    Verhaltensregeln für Schüler, erforderliche schriftliche Genehmigungen von Eltern einholen und ähnliches – 6 Monate vor Reise
  • 1. Ratenzahlung – meist 6 Monate vor Reise
  • Gegebenenfalls 2. Elternabend – Packlisten (Eigene Handtücher und Bettwäsche nötig?), Taschengeldfestlegung, Ausweis und Passerfordernisse mitteilen, Ge- und Verbote am besten von Eltern abzeichnen lassen – 3 Monate vor Reise
  • Detailorganisation der Reise – Zimmerplanung, Essensplanung (spezielle Anforderungen einzelner Schüler wie Allergien), Schulbescheinigung bereitlegen für Museen und Ausstellungen –
  • letzte Zahlung – 6-8 Wochen vor Reise
  • Telefonverzeichnisse von Eltern bedenken – 4 Wochen vor Reise
  • Genaue Ablaufplanung festlegen – Dokumentation der Reise planen
    (Wer fotografiert, filmt und beschreibt?) – 4 Wochen vor Reise
  • Abreisetag planen und dokumentieren – Endkontrolle aller
    Erforderlichkeiten – 3 Wochen vor Reise

Ohne Fleiß keine tolle Klassenreise

Klassenfahrten gelingen wie alle Gruppenreisen am besten mit akribischer Vorbereitung. Mit Hilfe von Checklisten und Zeitplänen verliert der Organisationsaufwand allerdings seinen Schrecken für die Lehrkräfte und lässt sich einfach Punkt für Punkt abarbeiten. Frühzeitige Planung von Reiseziel und den weiteren erforderlichen Schritten sichert gute Preise und Vergnügen auf allen Seiten. Die Auswahl eines routinierten, anspruchsvollen Reiseveranstalters für Klassenreisen mit einem breiten Angebot trägt ebenfalls zum Gelingen bei.

Titelfoto © Aleph Studio – Shutterstock.com

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Michaela Lieber

Seit Maximilian am 12. März 2010 das Licht der Welt erblickte, hat sich in meinem Leben viel verändert. Diese Erfahrungen teile ich gern. Als Redakteurin in meiner täglichen Arbeit, wie im privaten Umfeld.

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